Papierlose Prozesse in Logistik und Produktion:

Digitalisierung dort, wo die Arbeit passiert

In vielen Unternehmen sind ERP-Systeme, Warenwirtschaft und Produktionsplanung längst digital. Trotzdem begegnet man in Lager und Produktion noch täglich Papier:

• ausgedruckte Kommissionierlisten
• Produktionsaufträge und Laufkarten
• Rüst- und Arbeitsanweisungen
• Etiketten und Lagerplatzbeschriftungen
• Checklisten
• Lieferscheine und Begleitpapiere
• Inventurlisten
• Formulare für Qualitätskontrollen

Das führt zu einem interessanten Widerspruch: Die Informationen sind bereits digital vorhanden, werden ausgedruckt, manuell bearbeitet und anschliessend teilweise wieder in ein digitales System übertragen.

Papierlose Prozesse setzen genau an dieser Stelle an. Dabei geht es nicht darum, Papier um jeden Preis abzuschaffen. Entscheidend ist vielmehr die Frage:

Wie können Informationen digital zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und für den richtigen Mitarbeiter bereitgestellt werden?

Warum Papier in digitalen Prozessen problematisch werden kann

Papier hat durchaus Vorteile. Es ist günstig, einfach zu verwenden, benötigt keinen Strom und funktioniert praktisch überall. Problematisch wird Papier vor allem dann, wenn sich Informationen häufig verändern oder wenn die darauf dokumentierten Informationen später wieder in ein System übertragen werden müssen. Ein typischer Ablauf sieht beispielsweise so aus:

ERP → Auftrag ausdrucken → Mitarbeiter bearbeitet Auftrag → handschriftliche Ergänzungen → Rückgabe → Daten im ERP nachtragen

Damit entsteht ein Medienbruch zwischen digitaler und physischer Welt. Je nach Prozess können daraus unterschiedliche Nachteile entstehen:

• Informationen sind möglicherweise nicht mehr aktuell.
• Änderungen müssen erneut ausgedruckt und verteilt werden.
• Handschriftliche Angaben müssen interpretiert werden.
• Daten werden mehrfach erfasst.
• Rückmeldungen stehen dem ERP-System erst verzögert zur Verfügung.
• Papierdokumente können verloren gehen.
• Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist für andere Mitarbeiter nicht unmittelbar sichtbar.

Die Digitalisierung versucht deshalb, einen durchgängigen Informationsfluss zu schaffen.

Vom Papierauftrag zum digitalen Prozess

Ein papierloser Prozess beginnt idealerweise im führenden System, beispielsweise im ERP, WMS oder Produktionsplanungssystem. Statt einen Auftrag auszudrucken, wird dieser elektronisch an den entsprechenden Arbeitsplatz oder Mitarbeiter übermittelt. Das kann beispielsweise über folgende Geräte erfolgen:

• Industrie-Tablets
• Handscanner
• Smartphones
• Staplerterminals
• Touchscreens an Maschinen
• Stationäre Industrie-PCs

• E-Ink-Displays
• Elektronische Lageretiketten

Der Mitarbeiter erhält damit genau die Informationen, die für den aktuellen Arbeitsschritt benötigt werden. Eine Rückmeldung erfolgt ebenfalls digital.

Aus einem klassischen Ablauf

ERP → Papier → Mitarbeiter → Papier → Datenerfassung → ERP

wird beispielsweise:

ERP → mobiles Gerät → Mitarbeiter → Rückmeldung → ERP

Dadurch kann der Prozess erheblich direkter werden.

Papierlose Kommissionierung

Ein klassischer Anwendungsfall ist die Kommissionierung. Statt einer ausgedruckten Pickliste erhält der Lagermitarbeiter seine Aufträge auf einem mobilen Gerät. Das System kann ihn beispielsweise durch folgende Informationen führen:

Am Lagerplatz wird der Barcode des Artikels oder Lagerplatzes gescannt. Dadurch kann die Software unmittelbar überprüfen, ob sich der Mitarbeiter am richtigen Lagerplatz befindet und den vorgesehenen Artikel entnimmt. Nach der Entnahme wird die Menge bestätigt und der nächste Lagerplatz angezeigt.

Mögliche Vorteile

• keine gedruckten Picklisten
• weniger manuelle Eingaben
• direkte Plausibilitätsprüfung
• aktueller Bearbeitungsstatus
• unmittelbare Rückmeldung an das ERP/WMS
• bessere Nachvollziehbarkeit von Lagerbewegungen

Das Ziel ist dabei nicht primär die Einsparung des Papiers.

Der wesentlich grössere Vorteil liegt häufig darin, dass der digitale Prozess den Mitarbeiter aktiv unterstützen und Eingaben direkt überprüfen kann.

Papierlose Produktionsaufträge

Auch in der Produktion werden Auftragsunterlagen häufig noch ausgedruckt und dem Produkt während der Fertigung mitgegeben. Ein digitaler Produktionsauftrag kann diese Dokumente ersetzen oder sinnvoll ergänzen. Am jeweiligen Arbeitsplatz können beispielsweise angezeigt werden:

• Produktionsauftrag
• Artikel und Variante
• Stückzahl
• Arbeitsgang
• Zeichnungen
• Stücklisten
• Rüstinformationen
• Qualitätsvorgaben
• Bilder
• Arbeitsanweisungen

Ändert sich eine Vorgabe, muss nicht zwingend ein neues Dokument ausgedruckt und verteilt werden. Die aktuelle Information wird zentral gepflegt und anschliessend digital bereitgestellt.

Das ist insbesondere dort interessant, wo Produktvarianten, Zeichnungen oder Arbeitsanweisungen regelmässig ändern.

Digitale Rückmeldungen direkt aus der Produktion

Ein papierloser Prozess sollte keine Einbahnstrasse sein. Nicht nur das ERP-System liefert Informationen an die Produktion. Auch die Produktion liefert Informationen unmittelbar zurück. Der Mitarbeiter kann beispielsweise digital erfassen:

• produzierte Menge
• Ausschuss
• Nacharbeit
• Produktionsbeginn
• Produktionsende
• Maschinenstillstand
• verwendete Charge
• Qualitätswerte
• Bemerkungen

Daraus entsteht ein geschlossener Kreislauf:

Planung → Produktion → Rückmeldung → ERP

Anstatt Informationen am Ende einer Schicht oder eines Auftrags nachzutragen, können sie direkt am Arbeitsplatz erfasst werden. Die Informationen stehen dadurch schneller für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung.

Digitale Arbeitsanweisungen statt Papierordner

Ein weiteres interessantes Einsatzgebiet sind Arbeits- und Montageanweisungen. In vielen Produktionsbetrieben existieren umfangreiche Ordner mit:

• Montageanleitungen
• Prüfanweisungen
• Zeichnungen
• Sicherheitsinformationen
• Einstellwerten
• Checklisten

Die Herausforderung besteht weniger darin, diese Dokumente digital zu speichern. Entscheidend ist vielmehr, dass der Mitarbeiter schnell die richtige und aktuelle Information findet.

Hier können QR-Codes oder Barcodes eine einfache Verbindung zwischen der physischen und digitalen Welt herstellen. Ein Mitarbeiter scannt beispielsweise einen QR-Code an einer Maschine.

Das System erkennt: Maschine 12, Arbeitsplatz Montage 3 und öffnet automatisch die dazugehörigen Dokumente.

So wird aus:

Ordner suchen → Dokument suchen → Version prüfen

ein wesentlich direkterer Ablauf:

QR-Code scannen → aktuelle Dokumentation öffnen

Digitale Qualitätskontrolle

Qualitätsprüfungen eignen sich ebenfalls sehr gut für digitale Prozesse. Statt Messwerte auf einem Papierformular einzutragen, können diese unmittelbar digital erfasst werden. Das System kann dabei bereits während der Eingabe überprüfen, ob Werte innerhalb definierter Grenzen liegen.

Beispielsweise:

Sollbereich: 19,8 bis 20,2 mm

Der Mitarbeiter misst 20,5 mm.

Eine digitale Anwendung kann sofort darauf hinweisen, dass der Wert ausserhalb der definierten Toleranz liegt und den entsprechenden Folgeprozess auslösen. Ein Papierformular kann einen Wert dokumentieren.

Eine digitale Anwendung kann zusätzlich darauf reagieren.

Genau darin liegt einer der wesentlichen Unterschiede zwischen der reinen Digitalisierung eines Dokuments und der Digitalisierung eines Prozesses.

Digitale Checklisten

Checklisten sind in Produktion und Logistik weit verbreitet.

Beispiele sind:

• Maschinenkontrollen
• Tägliche Wartungsaufgaben
• Reinigungskontrollen
• Wareneingangskontrollen
• Fahrzeugkontrollen
• Sicherheitsprüfungen
• Qualitätskontrollen

Digitale Checklisten können wesentlich mehr als lediglich Ja/Nein-Fragen abzubilden. Abhängig von einer Antwort kann sich beispielsweise der weitere Ablauf verändern.

„Beschädigung vorhanden?“

Bei Nein geht es mit der nächsten Prüfung weiter.

Bei Ja kann die Anwendung automatisch weitere Informationen verlangen:

• Art der Beschädigung auswählen
• Foto aufnehmen
• Bemerkung erfassen
• Verantwortlichen informieren
• Instandhaltungsauftrag erstellen

Damit entsteht aus einem Formular ein Workflow.

Barcode und QR-Code als Bindeglied

Einer der einfachsten Wege zur Digitalisierung logistischer Prozesse ist häufig der konsequente Einsatz von Barcodes und QR-Codes. Damit können physische Objekte eindeutig mit digitalen Informationen verbunden werden. Das können beispielsweise sein:

• Artikel
• Lagerplätze
• Paletten
• Behälter
• Produktionsaufträge
• Maschinen
• Werkzeuge
• Mitarbeiter
• Chargen

Ein Scan beantwortet damit zunächst die Frage:

„Womit arbeite ich gerade?“

Zusammen mit dem aktuellen Prozess weiss die Software anschliessend, was als Nächstes zu tun ist. Das reduziert manuelle Such- und Eingabevorgänge und kann gleichzeitig Fehler verhindern.

E-Ink als digitale Alternative zum Papier

Nicht überall ist ein Tablet oder Monitor sinnvoll. Informationen, die dauerhaft direkt an einem Lagerplatz, Behälter oder Arbeitsplatz sichtbar sein sollen, können beispielsweise mit E-Ink-Displays beziehungsweise elektronischen Etiketten dargestellt werden. Damit lassen sich unter anderem anzeigen:

• Artikelinformationen
• Lagerplatz
• Bestand
• Produktionsauftrag
• Materialanforderung
• Statusinformationen
• Barcode oder QR-Code

Der interessante Aspekt ist auch hier die Verbindung mit den bestehenden Systemen. Ändert sich eine Information im ERP oder WMS, kann die Anzeige entsprechend aktualisiert werden. Damit wird das elektronische Etikett zu einer digitalen Schnittstelle zwischen dem IT-System und der physischen Umgebung.

Echtzeitinformationen verändern Prozesse

Ein häufig unterschätzter Vorteil papierloser Prozesse ist die Geschwindigkeit des Informationsflusses. Bei einem papierbasierten Auftrag weiss das ERP-System möglicherweise nur:

Auftrag 4711 wurde freigegeben.

Was danach passiert, wird erst bei der nächsten Rückmeldung sichtbar. Bei einem vollständig digitalen Ablauf können hingegen verschiedene Status vorhanden sein:

Freigegeben → gestartet → Material bereitgestellt → in Produktion → Qualitätsprüfung → abgeschlossen

Damit lässt sich der Fortschritt eines Auftrags wesentlich transparenter abbilden. Auch nachgelagerte Prozesse können schneller auf Änderungen reagieren.

Papierlos bedeutet nicht automatisch besser

Nicht jeder Papierprozess sollte zwangsläufig digitalisiert werden. Ein sehr einfaches Formular, das einmal im Jahr ausgefüllt wird, rechtfertigt kaum ein komplexes Softwareprojekt. Auch technische Rahmenbedingungen müssen berücksichtigt werden:

• WLAN- oder Mobilfunkabdeckung
• Geeignete Hardware
• Akkulaufzeiten
• Bedienbarkeit mit Handschuhen
• Staub und Feuchtigkeit
• Verfügbarkeit bei Systemausfällen
• Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen
• Benutzer- und Berechtigungskonzepte
• Schulung der Mitarbeiter

Deshalb sollte die Frage nicht lauten: „Wie werden wir papierlos?“

Sondern: „Bei welchen Prozessen bringt uns die Digitalisierung einen echten Vorteil?“

Papier digitalisieren oder Prozesse digitalisieren?

Dieser Unterschied ist entscheidend. Ein PDF auf einem Tablet ist zunächst nur digitales Papier. Ein wirklich digitalisierter Prozess kann dagegen:

• Informationen automatisch bereitstellen,
• Daten aus bestehenden Systemen übernehmen,
• Eingaben validieren,
• Arbeitsschritte steuern,
• Folgeprozesse auslösen,
• Statusänderungen kommunizieren,
• Daten unmittelbar zurückmelden.

Das Ziel sollte deshalb nicht sein, sämtliche Papierformulare möglichst genau auf einem Bildschirm nachzubauen. Vielmehr sollte man den bestehenden Prozess hinterfragen: "Wenn wir heute neu beginnen würden, würden wir diesen Prozess überhaupt noch so gestalten?"

ERP, WMS und Produktion miteinander verbinden

Das grösste Potenzial entsteht häufig durch die Integration der verschiedenen Systeme. Ein vereinfachtes Beispiel:

Kundenauftrag
↓
ERP
↓
Produktionsauftrag
↓
Materialbereitstellung / Lager
↓
Produktion
↓
Qualitätsprüfung
↓
Rückmeldung
↓
ERP

Wenn jeder dieser Schritte digital miteinander verbunden ist, müssen Informationen nicht wiederholt manuell übertragen werden. Dabei entsteht ein durchgängiger Datenfluss von der Planung bis zur Ausführung und wieder zurück.

Der Mensch bleibt Teil des Prozesses

Papierlose Prozesse bedeuten nicht, dass möglichst alles automatisiert werden muss. Mitarbeiter verfügen über Erfahrung und Wissen, das ein ERP-System nicht vollständig abbilden kann. Eine gute digitale Lösung unterstützt deshalb den Mitarbeiter, anstatt zusätzliche Arbeitsschritte zu erzeugen. Eine einfache Regel lautet:

Die Software sollte Informationen dort bereitstellen, wo sie benötigt werden, und Daten dort erfassen, wo sie entstehen.

Muss ein Mitarbeiter zehn Eingabemasken öffnen, um einen einfachen Arbeitsschritt zu bestätigen, wurde zwar Papier entfernt, der Prozess aber möglicherweise verschlechtert.

Gute Digitalisierung reduziert Komplexität, statt sie lediglich auf einen Bildschirm zu verlagern.

Schrittweise zum papierlosen Prozess

Ein Unternehmen muss nicht die gesamte Produktion oder Logistik auf einmal umstellen. Oft ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoller.

1. Papierprozesse identifizieren: Wo wird heute besonders viel gedruckt, übertragen oder manuell nachgetragen?

2. Medienbrüche suchen: Wo kommen Informationen aus einem System, werden auf Papier übertragen und später erneut digital erfasst?

3. Nutzen bewerten: Wo entstehen durch Digitalisierung konkrete Vorteile hinsichtlich Zeit, Qualität, Transparenz oder Fehlervermeidung?

4. Einen geeigneten Pilotprozess auswählen: Ein klar abgegrenzter Prozess liefert schneller praktische Erfahrungen.

5. Bestehende Systeme integrieren: Wo immer möglich sollten Informationen nicht doppelt gepflegt werden.

6. Erfahrungen auf weitere Prozesse übertragen: Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt können weitere Abläufe schrittweise integriert werden.

Fazit: Papierlos ist nicht das Ziel, sondern das Ergebnis

Die Digitalisierung von Logistik und Produktion sollte nicht daran gemessen werden, wie viele Drucker abgeschafft wurden. Der eigentliche Nutzen entsteht durch durchgängige, aktuelle und nachvollziehbare Informationsflüsse.

Wenn ein Mitarbeiter einen Artikel scannt und sofort weiss, was damit geschehen muss, wenn die Produktion einen Auftrag unmittelbar zurückmeldet oder wenn eine Qualitätsprüfung bei einer Abweichung automatisch den richtigen Prozess auslöst, entsteht ein echter Mehrwert. Papier verschwindet dabei häufig ganz von selbst. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:

„Wie können wir dieses Formular digitalisieren?“

Sondern:

„Warum gibt es dieses Formular überhaupt und wie müsste der Prozess aussehen, wenn sämtliche Informationen bereits digital verfügbar wären?“

Genau bei dieser Frage beginnt die wirkliche Digitalisierung von Logistik und Produktion.

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