La numérisation là où le travail s'effectue
Dans de nombreuses entreprises, les systèmes ERP, la gestion des stocks et la planification de la production sont depuis longtemps numérisés. Pourtant, on trouve encore quotidiennement du papier dans les entrepôts et les ateliers de production :
- des listes de préparation de commandes imprimées
- ordres de fabrication et fiches de suivi
- instructions de préparation et de travail
- étiquettes et marquages des emplacements de stockage
- listes de contrôle
- Bons de livraison et documents d'accompagnement
- Listes d'inventaire
- Formulaires de contrôle qualité
Cela conduit à une contradiction intéressante : les informations existent déjà sous forme numérique, sont imprimées, traitées manuellement, puis en partie retranscrites dans un système numérique.
C’est précisément là qu’interviennent les processus sans papier. Il ne s’agit pas pour autant de supprimer le papier à tout prix. La question décisive est plutôt la suivante :
comment mettre les informations à disposition sous forme numérique au bon moment, au bon endroit et pour le bon collaborateur ?
Pourquoi le papier peut-il poser problème dans les processus numériques ?
Le papier présente certes des avantages. Il est bon marché, facile à utiliser, ne consomme pas d’électricité et fonctionne pratiquement partout. Le papier pose surtout problème lorsque les informations changent fréquemment ou lorsque les informations qui y sont consignées doivent être retranscrites ultérieurement dans un système. Un déroulement typique se présente par exemple ainsi :
ERP → impression de la commande → traitement de la commande par le collaborateur → ajouts manuscrits → retour → saisie des données dans l’ERP
Il en résulte une rupture de média entre le monde numérique et le monde physique. Selon le processus, cela peut entraîner différents inconvénients :
- les informations ne sont peut-être plus à jour ;
- Les modifications doivent être réimprimées et redistribuées.
- Les annotations manuscrites doivent être interprétées.
- Les données sont saisies plusieurs fois.
- Les retours d'informations ne sont disponibles dans le système ERP qu'avec un certain retard.
- Les documents papier peuvent être égarés.
- L'état d'avancement actuel du traitement n'est pas immédiatement visible pour les autres collaborateurs.
La numérisation vise donc à créer un flux d’informations continu.
De la commande papier au processus numérique
Idéalement, un processus sans papier commence dans le système pilote, par exemple dans l’ERP, le WMS ou le système de planification de la production. Au lieu d’imprimer un ordre, celui-ci est transmis par voie électronique au poste de travail ou au collaborateur concerné. Cela peut se faire, par exemple, via les appareils suivants :
- Tablettes industrielles
- Scanners portables
- Smartphones
- Terminaux de chariots élévateurs
- Écrans tactiles sur les machines
- PC industriels fixes
-
-
- Étiquettes électroniques de stock
-
Le collaborateur reçoit ainsi exactement les informations nécessaires à l’étape de travail en cours. Le retour d’information s’effectue également par voie numérique.
À partir d’un processus classique
ERP → papier → collaborateur → papier → saisie des données → ERP
on passe, par exemple, à :
ERP → appareil mobile → collaborateur → confirmation → ERP
Le processus gagne ainsi considérablement en directivité.
Préparation des commandes sans papier
La préparation des commandes est un cas d’utilisation classique. Au lieu d’une liste de prélèvement imprimée, le magasinier reçoit ses ordres sur un appareil mobile. Le système peut, par exemple, le guider à l’aide des informations suivantes :
Sur l’emplacement de stockage, le code-barres de l’article ou de l’emplacement est scanné. Le logiciel peut ainsi vérifier immédiatement si l’employé se trouve au bon emplacement et s’il prélève bien l’article prévu. Une fois le prélèvement effectué, la quantité est validée et l’emplacement suivant s’affiche.
Avantages potentiels
- pas de listes de prélèvement imprimées
- moins de saisies manuelles
- contrôle de cohérence direct
- statut de traitement actualisé
- Retour d'information immédiat vers l'ERP/WMS
- Meilleure traçabilité des mouvements de stock
L'objectif n'est pas ici en premier lieu de réduire la consommation de papier.
L’avantage bien plus important réside souvent dans le fait que le processus numérique peut aider activement le collaborateur et vérifier directement les données saisies.
Ordres de fabrication dématérialisés
Dans la production également, les documents relatifs aux ordres sont encore souvent imprimés et joints au produit pendant la fabrication. Un ordre de fabrication numérique peut remplacer ces documents ou les compléter de manière judicieuse. Sur chaque poste de travail, il est par exemple possible d’afficher :
- Ordre de fabrication
- Article et variante
- Nombre de pièces
- Opération
- Plans
- Nomenclatures
- Informations de préparation
- Spécifications de qualité
- Images
- Instructions de travail
Si une spécification change, il n’est pas nécessaire d’imprimer et de distribuer un nouveau document. Les informations actualisées sont gérées de manière centralisée, puis mises à disposition sous forme numérique.
Cela s’avère particulièrement intéressant lorsque les variantes de produits, les plans ou les consignes de travail changent régulièrement.
Retours d'information numériques directement depuis la production
Un processus sans papier ne doit pas être à sens unique. Le système ERP ne se contente pas de fournir des informations à la production ; celle-ci renvoie également des informations en retour de manière immédiate. Le collaborateur peut, par exemple, saisir numériquement :
- la quantité produite
- les rebuts
- retouches
- le début de la production
- fin de production
- Arrêt de la machine
- Lot utilisé
- Valeurs de qualité
- Remarques
Il en résulte un cycle fermé :
Planification → Production → Retour d’information → ERP
Au lieu de saisir les informations à la fin d’un poste ou d’une commande, celles-ci peuvent être enregistrées directement sur le lieu de travail. Les informations sont ainsi disponibles plus rapidement pour les processus en aval.
Des consignes de travail numériques au lieu de classeurs papier
Les consignes de travail et de montage constituent un autre domaine d’application intéressant. Dans de nombreuses usines de production, on trouve de volumineux classeurs contenant :
- des notices de montage
- Instructions de contrôle
- des plans
- Informations de sécurité
- des valeurs de réglage
- Listes de contrôle
Le défi ne réside pas tant dans la numérisation de ces documents. Ce qui importe avant tout, c’est que le collaborateur puisse trouver rapidement les informations pertinentes et à jour.
C'est là que les codes QR ou les codes-barres peuvent établir un lien simple entre le monde physique et le monde numérique. Un collaborateur scanne par exemple un code QR apposé sur une machine.
Le système identifie : machine 12, poste de travail Assemblage 3, et ouvre automatiquement les documents correspondants.
On passe ainsi de :
Rechercher un dossier → Rechercher un document → Vérifier la version
un processus nettement plus direct :
Scanner le code QR → Ouvrir la documentation actuelle
Contrôle qualité numérique
Les contrôles qualité se prêtent également très bien aux processus numériques. Au lieu de noter les valeurs mesurées sur un formulaire papier, celles-ci peuvent être saisies directement sous forme numérique. Le système peut ainsi vérifier, dès la saisie, si les valeurs se situent dans les limites définies.
Par exemple :
Plage de consigne : 19,8 à 20,2 mm
L’employé mesure 20,5 mm.
Une application numérique peut immédiatement signaler que la valeur se situe en dehors de la tolérance définie et déclencher le processus de suivi correspondant. Un formulaire papier permet de consigner une valeur.
Une application numérique peut en outre réagir à cette valeur.
C’est précisément là que réside l’une des différences essentielles entre la simple numérisation d’un document et la numérisation d’un processus.
Listes de contrôle numériques
Les listes de contrôle sont largement utilisées dans la production et la logistique.
En voici quelques exemples :
- Contrôles des machines
- Tâches d'entretien quotidiennes
- Contrôles de nettoyage
- Contrôles à la réception des marchandises
- Contrôles des véhicules
- Contrôles de sécurité
- Contrôles qualité
Les listes de contrôle numériques peuvent faire bien plus que simplement afficher des questions de type « oui/non ». En fonction d’une réponse, le déroulement ultérieur peut par exemple changer.
« Y a-t-il des dommages ? »
Si la réponse est « Non », le contrôle passe à l’étape suivante.
Si la réponse est « oui », l’application peut automatiquement demander des informations complémentaires :
- Sélectionner le type de dommage
- Prendre une photo
- Saisir une remarque
- Informer le responsable
- Créer un ordre de maintenance
Un formulaire donne ainsi lieu à un workflow.
Le code-barres et le code QR comme lien
L'un des moyens les plus simples de numériser les processus logistiques consiste souvent à utiliser systématiquement des codes-barres et des codes QR. Cela permet de relier de manière univoque des objets physiques à des informations numériques. Il peut s'agir, par exemple :
- des articles
- Emplacements de stockage
- Palettes
- Conteneurs
- Ordres de fabrication
- Machines
- Outils
- Collaborateurs
- Lots
Un scan permet donc dans un premier temps de répondre à la question :
« Sur quoi est-ce que je travaille en ce moment ? »
En combinaison avec le processus en cours, le logiciel sait alors quelle est la prochaine étape. Cela réduit les opérations manuelles de recherche et de saisie tout en permettant d’éviter les erreurs.
L’E-Ink, une alternative numérique au papier
Une tablette ou un écran ne sont pas toujours adaptés. Les informations qui doivent rester visibles en permanence directement au niveau d’un emplacement de stockage, d’un conteneur ou d’un poste de travail peuvent, par exemple, être affichées à l’aide d’écrans E-Ink ou d’étiquettes électroniques. Cela permet notamment d’afficher :
- des informations sur les articles
- Emplacement de stockage
- Stock
- Ordre de fabrication
- demande de matériel
- Informations sur le statut
- Code-barres ou code QR
Ici aussi, l’aspect intéressant réside dans l’interconnexion avec les systèmes existants. Si une information est modifiée dans l’ERP ou le WMS, l’affichage peut être mis à jour en conséquence. L’étiquette électronique devient ainsi une interface numérique entre le système informatique et l’environnement physique.
Les informations en temps réel transforment les processus
Un avantage souvent sous-estimé des processus sans papier est la rapidité du flux d’informations. Dans le cas d’une commande sur support papier, le système ERP ne sait peut-être que ceci :
« La commande 4711 a été validée. »
Ce qui se passe ensuite n’apparaît qu’au prochain retour d’information. Dans un processus entièrement numérique, en revanche, différents statuts peuvent être enregistrés :
Validé → lancé → matériel mis à disposition → en production → contrôle qualité → terminé
Cela permet de suivre l’avancement d’une commande de manière nettement plus transparente. Les processus en aval peuvent également réagir plus rapidement aux changements.
Le « zéro papier » n’est pas automatiquement synonyme de « mieux »
Tous les processus papier ne doivent pas nécessairement être numérisés. Un formulaire très simple, rempli une fois par an, ne justifie guère la mise en place d’un projet logiciel complexe. Il faut également tenir compte des contraintes techniques :
- couverture Wi-Fi ou réseau mobile
- Matériel adapté
- Autonomie des batteries
- Facilité d’utilisation avec des gants
- Poussière et humidité
- Disponibilité en cas de pannes du système
- Interfaces avec les applications existantes
- Concepts d'utilisateurs et d'autorisations
- Formation du personnel
C’est pourquoi la question ne devrait pas être : « Comment passer au zéro papier ? »
Mais plutôt: « Pour quels processus la numérisation nous apporte-t-elle un réel avantage ? »
Numériser le papier ou numériser les processus ?
Cette distinction est cruciale. Un fichier PDF sur une tablette n’est, à première vue, qu’un simple document papier numérique. En revanche, un processus véritablement numérisé permet :
- fournir automatiquement des informations,
- reprendre des données issues de systèmes existants,
- valider les saisies,
- piloter les étapes de travail,
- déclencher des processus en aval,
- communiquer les changements de statut,
- renvoyer immédiatement les données.
L'objectif ne devrait donc pas être de reproduire le plus fidèlement possible tous les formulaires papier sur un écran. Il faudrait plutôt remettre en question le processus existant : «Si nous devions recommencer aujourd'hui, concevrions-nous encore ce processus de la même manière ? »
Relier l’ERP, le WMS et la production
C’est souvent l’intégration des différents systèmes qui offre le plus grand potentiel. Un exemple simplifié :
Commande client
↓
ERP
↓
Ordre de fabrication
↓
Mise à disposition des articles / Entrepôt
↓
Production
↓
Contrôle qualité
↓
Retour d'information
↓
ERP
Lorsque chacune de ces étapes est interconnectée numériquement, il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les informations à plusieurs reprises. Il en résulte un flux de données continu, de la planification à l’exécution, puis en sens inverse.
L’humain reste au cœur du processus
Les processus sans papier ne signifient pas que tout doit être automatisé autant que possible. Les collaborateurs disposent d’une expérience et de connaissances qu’un système ERP ne peut pas entièrement reproduire. Une bonne solution numérique soutient donc le collaborateur, au lieu de générer des étapes de travail supplémentaires. Une règle simple s’applique :
le logiciel doit fournir les informations là où elles sont nécessaires et saisir les données là où elles sont générées.
Si un collaborateur doit ouvrir dix fenêtres de saisie pour valider une simple étape de travail, le papier a certes été supprimé, mais le processus s’en trouve peut-être détérioré.
Une bonne numérisation réduit la complexité au lieu de se contenter de la transférer sur un écran.
Vers un processus sans papier, étape par étape
Une entreprise n’a pas besoin de transformer d’un seul coup l’ensemble de sa production ou de sa logistique. Souvent, une approche progressive s’avère plus judicieuse.
1. Identifier les processus papier : où imprime-t-on, transmet-on ou saisit-on manuellement le plus aujourd’hui ?
2. Repérer les ruptures de support : où les informations provenant d’un système sont-elles transférées sur papier puis saisies à nouveau sous forme numérique ?
3. Évaluer les avantages : où la numérisation apporte-t-elle des avantages concrets en termes de temps, de qualité, de transparence ou de prévention des erreurs ?
4. Choisir un processus pilote adapté : un processus clairement délimité permet d’acquérir plus rapidement une expérience pratique.
5. Intégrer les systèmes existants : dans la mesure du possible, les informations ne doivent pas être gérées en double.
6. Transposer les expériences à d’autres processus : après un projet pilote réussi, d’autres processus peuvent être intégrés progressivement.
Conclusion : le « zéro papier » n’est pas un objectif, mais un résultat
La numérisation de la logistique et de la production ne doit pas être évaluée à l’aune du nombre d’imprimantes supprimées. Le véritable bénéfice réside dans des flux d’informations continus, actualisés et traçables.
Lorsqu’un collaborateur scanne un article et sait immédiatement ce qu’il doit en faire, lorsque la production renvoie immédiatement une confirmation de commande ou lorsqu’un contrôle qualité déclenche automatiquement le processus approprié en cas d’écart, cela crée une véritable valeur ajoutée. Le papier disparaît alors souvent de lui-même. La question décisive n’est donc pas :
« Comment pouvons-nous numériser ce formulaire ? »
Mais :
« Pourquoi ce formulaire existe-t-il et à quoi ressemblerait le processus si toutes les informations étaient déjà disponibles sous forme numérique ? »
C’est précisément à partir de cette question que commence la véritable numérisation de la logistique et de la production.
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