Erfolgreicher Wechsel des Kassensystems: Leitfaden und Tipps

Sie möchten Ihr Kassensystem wechseln?

Dann sollten Sie nicht mit der Frage beginnen, welches Kassensystem das Beste ist. Entscheidend ist zunächst, welche Anforderungen Ihr Unternehmen heute und in Zukunft an ein Kassensystem stellt.

Ein professionell geplanter Wechsel umfasst deshalb weit mehr als die Auswahl einer neuen Kasse. Prozesse, Schnittstellen, Zahlungsverkehr, Datenmigration, IT-Infrastruktur, Sicherheit, Hardware, Schulung und Support müssen gemeinsam betrachtet werden.

Kurz gesagt: Ein Kassensystemwechsel sollte als Geschäfts- und IT-Projekt geplant werden – nicht als einfacher Austausch von Hardware und Software.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, worauf Sie achten sollten.

Wann sollte ein Unternehmen sein Kassensystem wechseln?

Ein Kassensystem sollte überprüft oder ersetzt werden, wenn es die aktuellen oder zukünftigen Geschäftsprozesse nicht mehr ausreichend unterstützt.

Typische Gründe für einen Wechsel sind:

• das bestehende System wird vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt
• Hardware oder Software sind veraltet
• Schnittstellen zu ERP, Warenwirtschaft oder Webshop fehlen
• neue Zahlungsarten können nur schwer integriert werden
• mehrere Filialen lassen sich nicht zentral verwalten
• Prozesse benötigen zu viele manuelle Arbeitsschritte
• Auswertungen und Reporting sind unzureichend
• die Wartungs- oder Lizenzkosten steigen
• neue Anforderungen wie Self-Checkout oder mobile Kassen sollen eingeführt werden
• das Unternehmen möchte stärker auf Cloud- oder Omnichannel-Lösungen setzen

Auch ein bevorstehender Ausbau des Filialnetzes kann ein guter Zeitpunkt sein, die bestehende POS-Landschaft grundsätzlich zu überprüfen.

1. Welche Anforderungen muss ein neues Kassensystem erfüllen?

Bevor verschiedene Anbieter kontaktiert werden, sollten die Anforderungen möglichst genau dokumentiert werden.

Die zentrale Frage lautet:

Was muss unser Kassensystem im täglichen Betrieb tatsächlich können?

Dabei sollten Sie unter anderem folgende Punkte betrachten:

Filialstruktur

Wie viele Standorte betreiben Sie?

Wie viele Kassen befinden sich pro Standort?

Soll die Administration zentral erfolgen?

Verkauf

Welche Verkaufsprozesse müssen unterstützt werden?

Beispielsweise:

• normaler Verkauf
• Retouren
• Stornierungen
• Teilzahlungen
• Anzahlungen
• Gutscheine
• Kundenkarten
• Rabatte
• Aktionen
• unterschiedliche Preislisten

Artikel

Wie werden Artikel und Preise verwaltet?

Werden Varianten benötigt, beispielsweise für Grössen, Farben oder unterschiedliche Verpackungseinheiten?

Kunden

Benötigen Sie eine Kundenverwaltung?

Sollen Kundenkarten, individuelle Preise, Treueprogramme oder Gutscheinsysteme integriert werden?

Lager

Soll das Kassensystem Lagerbestände verwalten oder werden diese aus einem ERP-System übernommen?

Je detaillierter diese Anforderungen definiert sind, desto einfacher können verschiedene Kassensysteme objektiv miteinander verglichen werden.

2. Welche Systeme müssen mit dem Kassensystem verbunden werden?

Moderne Kassensysteme arbeiten selten isoliert.

In vielen Unternehmen ist das POS-System mit mehreren weiteren Anwendungen verbunden.

Typische Systeme sind:

• ERP
• Warenwirtschaft
• Finanzbuchhaltung
• Lagerverwaltung
• Webshop
• CRM
• Kundenbindungsprogramme
• Business Intelligence
• Payment-Systeme
• Gutscheinplattformen
• elektronische Preisschilder

Deshalb gehört die Schnittstellenanalyse zu den wichtigsten Teilen einer Kassenevaluation.

Dokumentieren Sie möglichst früh:

Welche Daten werden zwischen welchen Systemen ausgetauscht?

Beispielsweise:

ERP → Kasse
Artikel, Preise, Aktionen und Kunden

Kasse → ERP
Verkäufe, Retouren, Zahlungen und Lagerbewegungen

Kasse → Finanzbuchhaltung
Umsätze und Zahlungsarten

Webshop ↔ ERP/POS
Artikel, Preise, Bestände und Bestellungen

Damit entsteht bereits ein einfaches Architekturmodell der zukünftigen Lösung.

3. Warum sind APIs bei einem modernen Kassensystem wichtig?

Eine API ermöglicht anderen Systemen einen strukturierten Zugriff auf Funktionen und Daten des Kassensystems.

Bei der Evaluation sollten Sie deshalb fragen:

Verfügt das Kassensystem über eine dokumentierte und moderne API?

Eine gute Schnittstellenarchitektur macht es einfacher, zukünftig weitere Systeme anzubinden.

Das kann beispielsweise relevant werden für:

• Webshops
• mobile Apps
• Kundenportale
• Loyalty-Systeme
• Reporting
• Data Warehouses
• elektronische Preisschilder
• neue Zahlungsmethoden

Ein Kassensystem ohne flexible Integrationsmöglichkeiten kann langfristig zu einer starken Abhängigkeit vom Hersteller führen.

4. Worauf muss man bei Kartenzahlungen und EFT-Terminals achten?

Die Integration der Zahlungsgeräte sollte bereits während der Kassenevaluation berücksichtigt werden.

Ein modernes Kassensystem sollte den Zahlungsbetrag direkt an das EFT-Terminal übertragen können.

Nach erfolgreicher Zahlung sollte das Terminal die Transaktion automatisch an die Kasse zurückmelden.

Dadurch entfallen manuelle Betragseingaben.

Das reduziert Fehler und beschleunigt den Bezahlvorgang.

Prüfen Sie insbesondere:

• welche Payment Provider unterstützt werden
• welche Terminals eingesetzt werden können
• welche Kredit- und Debitkarten unterstützt werden
• welche mobilen Zahlungsarten unterstützt werden
• wie hoch Transaktionsgebühren sind
• wie Terminalausfälle behandelt werden
• wie schnell Ersatzgeräte verfügbar sind
• ob Terminals zentral verwaltet werden können
• wie der technische Support organisiert ist

Gerade bei vielen Filialen können kleine Unterschiede bei Gebühren und Betriebsprozessen erhebliche Auswirkungen haben.

5. Cloud-Kassensystem oder lokale Installation – was ist besser?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Wir haben dies in einem separaten Blog thematisiert.

Cloud-basierte Kassensysteme bieten häufig Vorteile bei zentraler Administration, Updates und Skalierbarkeit.

Typische Vorteile sind:

• zentrale Verwaltung
• einfachere Softwareupdates
• Zugriff auf zentrale Daten
• einfache Erweiterung um zusätzliche Standorte
• reduzierte lokale Serverinfrastruktur

Eine entscheidende Frage wird dabei jedoch häufig vergessen:

Was passiert, wenn die Internetverbindung ausfällt?

Ein für den stationären Handel geeignetes System sollte ein klares Offline-Konzept besitzen.

Dabei muss beispielsweise definiert sein:

• Kann weiterhin verkauft werden?
• Funktionieren Kartenzahlungen weiterhin?
• Welche Daten stehen offline zur Verfügung?
• Wie werden Transaktionen nach Wiederherstellung der Verbindung synchronisiert?

Ein Internetunterbruch sollte möglichst nicht automatisch zu einem Verkaufsunterbruch führen.

6. Kann bestehende Kassenhardware weiterverwendet werden?

Teilweise ja.

Ob bestehende Hardware weiterverwendet werden kann, hängt vom Kassensystem und den unterstützten Geräten ab.

Prüfen Sie beispielsweise:

• Touchscreens
• Kassenterminals
• Barcode-Scanner
• Bon- und Etikettendrucker
• Geldschubladen
• Kundendisplays
• Waagen
• EFT-Terminals
• Handscanner
• mobile Geräte

Entscheidend ist allerdings nicht nur die technische Kompatibilität.

Auch Alter, Garantie, Ersatzteilverfügbarkeit und verbleibende Nutzungsdauer sollten berücksichtigt werden.

Es kann wirtschaftlich wenig sinnvoll sein, eine neue Kassensoftware auf Hardware zu installieren, die kurz vor dem Ende ihres Lebenszyklus steht.

7. Welche Daten müssen beim Wechsel des Kassensystems migriert werden?

Nicht alle bestehenden Daten müssen zwingend übernommen werden.

Typischerweise sollten Sie prüfen, ob folgende Informationen benötigt werden:

• Artikelstammdaten
• Preise
• Aktionspreise
• Kunden
• Gutscheine
• Kundenkarten
• Treuepunkte
• Lieferanten
• Lagerbestände
• offene Bestellungen
• historische Verkaufsdaten

Ein Systemwechsel ist gleichzeitig eine gute Gelegenheit für eine Bereinigung der Stammdaten.

Veraltete Artikel, doppelte Kunden oder nicht mehr benötigte Datensätze müssen nicht zwingend in das neue System übertragen werden.

Vor der Migration sollte deshalb klar definiert werden:

Welche Daten benötigen wir im neuen System – und welche lediglich als historisches Archiv?

8. Wie wichtig ist IT-Sicherheit bei einem Kassensystem?

Sehr wichtig.

Kassensysteme sind Teil der Unternehmens-IT und kommunizieren häufig mit zahlreichen internen und externen Systemen.

Deshalb sollte die IT-Sicherheit bereits bei der Evaluation berücksichtigt werden.

Prüfen Sie unter anderem:

• Benutzer- und Berechtigungskonzepte
• Multi-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge
• Verschlüsselung
• Patch- und Updateprozesse
• Backup
• Wiederherstellung
• Netzwerksegmentierung
• Protokollierung
• Fernwartungszugänge
• Schnittstellensicherheit
• Schutz administrativer Accounts

Besonders wichtig ist die Frage, wer Zugriff auf welche Funktionen besitzt.

Eine Verkaufsperson benötigt beispielsweise normalerweise andere Rechte als ein Filialleiter oder Administrator.

9. Wie verhindert man einen Vendor Lock-in?

Vendor Lock-in bedeutet, dass ein Unternehmen technisch oder wirtschaftlich stark von einem einzelnen Anbieter abhängig wird.

Diese Abhängigkeit lässt sich zwar nicht immer vollständig vermeiden, sollte aber bewusst beurteilt werden.

Fragen Sie Ihren zukünftigen Anbieter beispielsweise:

• Wem gehören unsere Daten?
• Können wir sämtliche Daten exportieren?
• In welchem Format können Daten exportiert werden?
• Gibt es eine dokumentierte API?
• Können auch Drittanbieter Schnittstellen entwickeln?
• Welche Hardware ist zwingend vorgeschrieben?
• Können Payment Provider gewechselt werden?
• Wie funktioniert ein späterer Systemwechsel?

Diese Fragen können langfristig wichtiger sein als einzelne Funktionen des Kassensystems.

10. Wie vergleicht man verschiedene Kassensystem-Anbieter?

Ein strukturierter Kriterienkatalog hilft dabei, Anbieter objektiver zu vergleichen.

Dabei sollten nicht nur Funktionen bewertet werden.

Berücksichtigen Sie beispielsweise folgende Bereiche:

Funktionalität

Erfüllt die Lösung die Anforderungen des Verkaufs?

Integration

Wie gut lässt sich das System mit Ihrer bestehenden IT-Landschaft verbinden?

Technologie

Ist die eingesetzte Technologie zukunftsfähig?

Betrieb

Wie funktionieren Updates, Monitoring und Support?

Sicherheit

Welche Sicherheitsmechanismen sind vorhanden?

Anbieter

Wie erfahren ist der Anbieter in Ihrer Branche?

Kosten

Welche einmaligen und wiederkehrenden Kosten entstehen?

Weiterentwicklung

Wie sieht die Produkt-Roadmap aus?

Abhängigkeit

Wie einfach können Daten, Hardware oder Dienstleister später gewechselt werden?

Damit vermeiden Sie eine Entscheidung, die ausschliesslich auf einer Produktpräsentation oder dem Anschaffungspreis basiert.

11. Was kostet ein neues Kassensystem?

Die Kosten eines Kassensystems bestehen aus deutlich mehr als dem Preis für die Kassenhardware.

Bei einer seriösen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten Sie die Total Cost of Ownership – TCO betrachten.

Dazu gehören beispielsweise:

• Kassenhardware
• Kassensoftware
• Lizenzen
• Cloud-Abonnements
• EFT-Terminals
• Payment-Gebühren
• Server- oder Cloud-Infrastruktur
• Schnittstellen
• Projektaufwand
• Datenmigration
• Installation
• Schulung
• Support
• Wartung
• Updates
• Hardwareersatz

Vergleichen Sie die Kosten deshalb idealerweise über einen Zeitraum von mehreren Jahren.

So werden Lösungen vergleichbar, bei denen beispielsweise niedrige Investitionskosten mit höheren laufenden Gebühren verbunden sind.

12. Wie führt man ein neues Kassensystem sicher ein?

Ein Kassensystem sollte vor dem Rollout intensiv getestet werden.

Bei mehreren Filialen empfiehlt sich häufig eine Pilotfiliale.

Dort können reale Verkaufsprozesse getestet werden, bevor das System unternehmensweit ausgerollt wird.

Ein typischer Ablauf könnte so aussehen:

1. Anforderungen definieren

2. Anbieter evaluieren

3. Lösung auswählen

4. Schnittstellen entwickeln

5. Datenmigration vorbereiten

6. Testsystem aufbauen

7. Fachliche Tests durchführen

8. Pilotfiliale installieren

9. Mitarbeitende schulen

10. Erfahrungen aus dem Pilotbetrieb auswerten

11. Anpassungen durchführen

12. Rollout auf weitere Standorte

Dieser Ansatz reduziert das Risiko erheblich.

Welche Tests sollten vor dem Go-Live durchgeführt werden?

Testen Sie nicht nur technische Funktionen, sondern reale Verkaufssituationen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Verkauf
• Barzahlung
• Kartenzahlung
• mobile Zahlung
• Retouren
• Stornierung
• Rabatt
• Gutschein
• Kundenkarte
• Teilzahlung
• Kassenabschluss
• Tagesabschluss
• Lagerbewegungen
• Preisänderungen
• Aktionen
• Schnittstellen
• Ausfall der Internetverbindung
• Ausfall eines EFT-Terminals
• Ausfall eines Kassenterminals

Idealerweise werden diese Tests gemeinsam von IT, Projektteam und tatsächlichen Anwendern durchgeführt.

Was sind die häufigsten Fehler beim Wechsel eines Kassensystems?

Viele Probleme bei Kasseneinführungen entstehen nicht durch die Kassensoftware selbst, sondern durch unzureichende Vorbereitung.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

Anforderungen werden nicht ausreichend dokumentiert.

Dadurch werden wichtige Funktionen erst während des Projekts entdeckt.

Schnittstellen werden zu spät berücksichtigt.

Dies führt häufig zu zusätzlichen Kosten und Verzögerungen.

Datenqualität wird unterschätzt.

Fehlerhafte Stammdaten werden ungeprüft in das neue System übernommen.

Mitarbeitende werden zu spät eingebunden.

Dadurch entstehen Akzeptanzprobleme.

Zu wenig getestet.

Sonderfälle werden erst im produktiven Betrieb entdeckt.

Der Einführungstermin ist zu ambitioniert.

Ein Go-Live unmittelbar vor dem stärksten Verkaufszeitraum erhöht das Geschäftsrisiko unnötig.

Wie lange dauert die Einführung eines neuen Kassensystems?

Die Dauer hängt stark von der Anzahl Filialen, den benötigten Schnittstellen und der Komplexität der Geschäftsprozesse ab.

Ein einzelner Standort mit wenigen Schnittstellen kann deutlich einfacher migriert werden als eine Filialorganisation mit ERP, Webshop, Warenwirtschaft, Loyalty-System, Payment-Plattform und zentraler Artikelverwaltung.

Entscheidend ist deshalb nicht nur die Anzahl Kassen.

Die Komplexität der Integration bestimmt einen grossen Teil des Projektaufwands.

Die häufigsten Fragen zum Kassenwechsel werden auf der Webseite beantwortet.