10 häufige Fragen bei der Einführung eines neuen Kassensystems

Die Einführung eines neuen Kassensystems ist weit mehr als nur ein Austausch der Hardware. Moderne POS-Lösungen sind heute das Herzstück eines Handels-Unternehmens und beeinflussen Verkauf, Lagerbewirtschaftung, Reporting, Zahlungsabwicklung und das Kundenerlebnis. Entsprechend tauchen im Vorfeld viele Fragen auf. Nachfolgend beantworten wir die zehn häufigsten Fragen, die Unternehmen bei der Evaluation und Einführung eines neuen Kassensystems stellen.

1. Welches Kassensystem passt zu meinem Unternehmen?

Die wichtigste Frage zuerst: Nicht jedes Kassensystem eignet sich für jeden Betrieb.

Während kleinere Geschäfte oft eine einfache Lösung benötigen, stellen Filialbetriebe, Fachhändler oder Lebensmittelgeschäfte deutlich höhere Anforderungen an Stammdaten, Lagerführung, Schnittstellen und Auswertungen.

Moderne Lösungen wie die von Nexgen angebotenen POS-Systeme lassen sich modular auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und sowohl als Einzelkasse als auch als Filiallösung betreiben.

Tipp: Definieren Sie zuerst Ihre Prozesse und Anforderungen, bevor Sie verschiedene Systeme vergleichen. Schreiben Sie diese auf und informieren Sie die möglichen Lieferanten über Ihre Bedürfnisse.

 2. Wie aufwendig ist der Wechsel? 

Viele Unternehmen befürchten lange Ausfallzeiten oder komplizierte Umstellungen.

In der Praxis hängt der Aufwand vor allem von folgenden Faktoren ab:

• Anzahl Artikel und Stammdaten
• Anzahl Filialen
• bestehende Schnittstellen
• Zahlungsanbieter
• Mitarbeiterschulung

Mit einem erfahrenen Projektpartner können Installation, Datenmigration, Rollout und Inbetriebnahme planbar durchgeführt werden. Nexgen bietet hierfür Beratung, Projektmanagement, Installation und Support aus einer Hand.

3. Können bestehende Artikel- und Kundendaten übernommen werden?

In den meisten Fällen lautet die Antwort: Ja.

Ein professionelles Kassensystem sollte die Migration Ihrer bestehenden Datenbank ermöglichen.

Wichtig ist, dass bereits in der Planungsphase geprüft wird, aus welchen Systemen die Daten übernommen werden müssen.

4. Funktioniert die Kasse auch ohne Internet?

Eine der häufigsten Sorgen im Handel.

Gerade bei Kartenzahlungen und Cloud-Lösungen stellt sich die Frage, ob bei einer Internetstörung der Verkauf stillsteht.

Moderne Systeme wie POSsible bieten einen Offline-Betrieb und ermöglichen den Verkauf auch ohne aktive Internetverbindung. Die Synchronisation erfolgt später automatisch.

5. Lässt sich das Kassensystem mit meinem ERP verbinden?

Für viele Unternehmen ist die Kasse heute nur ein Teil einer grösseren IT-Landschaft.

Integrationen sollten grundsätzlich möglich sein.

Offene Schnittstellen und modulare Architekturen ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse. Sowohl Nexgen als auch POSsible setzen auf flexible Anbindungen an Drittsysteme und Unternehmenssoftware.

6. Wie schnell können Mitarbeitende mit dem neuen System arbeiten?

Die Benutzerfreundlichkeit entscheidet oft über den Erfolg einer Einführung.

Ein modernes Kassensystem sollte intuitiv bedienbar sein, kurze Schulungszeiten benötigen, individuell konfigurierbare Oberflächen bieten und gleichzeitig Fehlerquellen minimieren.

Bei POSsible und ExtendaGO heben sich beispielsweise die einfache Bedienung und der geringe Schulungsaufwand hervor.

Je einfacher der Verkaufsprozess, desto schneller akzeptieren Mitarbeitende das neue System.

7. Welche Zahlungsmethoden können integriert werden?

Kundinnen und Kunden erwarten heute maximale Flexibilität.

Dazu gehören Debitkarten, Kreditkarten, Twint oder mobile Zahlungsmöglichkeiten sowie Gutscheine und Kundenkarten.

Ein modernes Kassensystem sollte sich flexibel an verschiedene Payment-Anbieter, sogenannte Acquirer, anbinden lassen und zukünftige Zahlungsmethoden unterstützen. Nexgen hilft bei der Auswahl des geeigneten Zahlungsanbieters und der nötigen Hardware dazu.

8. Kann das System mit meinem Unternehmen wachsen?

Viele Unternehmen investieren nur alle fünf bis zehn Jahre in ein neues Kassensystem.

Deshalb sollte die Lösung zukunftssicher sein.

Wichtige Fragen:

• Sind weitere Kassenplätze möglich?
• Können neue Filialen integriert werden?
• Lassen sich Self-Checkout-Lösungen anbinden?
• Sind digitale Preisschilder (ESL) integrierbar?
• Gibt es mobile Anwendungen?

Nexgen bietet neben Kassensystemen auch Lösungen für digitale Preisschilder, mobile Datenerfassung und Self-Checkout-Umgebungen an.

9. Wie gut ist der Support nach der Einführung?

Der eigentliche Nutzen eines Kassensystems zeigt sich oft erst im laufenden Betrieb. Deshalb sollte neben der Technologie auch der Support bewertet werden:

• • Hotline
  • Fernwartung
  • Vor-Ort-Service

Nexgen verfügt über mehrsprachige Support- und Serviceleistungen für Handelsunternehmen und bietet Wartung, Installation sowie technische Betreuung an.

10. Wie hoch sind die Gesamtkosten?

Der Preis einer Kasse besteht nicht nur aus der Hardware. Folgende Faktoren sollten berücksichtigt werden:

Die günstigste Lösung ist nicht immer die wirtschaftlichste. Oft zahlt sich eine skalierbare und integrierte Plattform langfristig durch effizientere Prozesse, weniger Fehler und bessere Transparenz aus.

Mehr über das Thema "Kosten" im Blog über kostenlose Systeme erfahren: 

Zusammenfassung

Die Einführung eines neuen Kassensystems ist eine strategische Entscheidung, die weit über den Bezahlvorgang hinausgeht. Unternehmen sollten nicht nur auf den Anschaffungspreis achten, sondern insbesondere auf Skalierbarkeit, Schnittstellen, Bedienbarkeit und Servicequalität.

Wer von Beginn an die richtigen Fragen stellt und auf erfahrene Partner setzt, schafft die Grundlage für effiziente Prozesse, zufriedene Mitarbeitende und ein modernes Einkaufserlebnis für die Kundschaft.

Nexgen unterstützt Handelsunternehmen dabei aus einer Hand Lösungen rund um POS-Systeme, Mobile Datenerfassung, digitale Preisschilder (ESL), Self-Checkout und IT-Services zu integrieren.

Wir freuen uns auf eure Herausforderungen.

Alles für den Handel aus einer Hand