Inventur mit mobiler Datenerfassung

Inventur mit mobiler Datenerfassung

Gesetzliche Grundlagen

Um den gesetzlichen Steuervorschriften zu genügen, müssen Firmen einmal jährlich Lagerbestände (und andere Vermögenswerte) physisch erfassen. Wichtig ist, dass jeder Artikel einmal jährlich gezählt wird. Diese Inventuraufnahme erfolgt durch eine Stichtagsinventur oder rotierend innerhalb eines Jahres. Im Tätigkeitsbereich der Nexgen AG gilt dies insbesondere für Unternehmen im Bereich Logistik und Handel.

Was sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Inventur?

Um eine Inventur effizient durchzuführen, bedarf es einer guten Vorbereitung. Die meiste Zeit wird nämlich für die eigentliche Zählung der Artikel benötigt. Daher muss zum Inventurzeitpunkt, der meistens an Randzeiten stattfindet, genügend Personal aufgeboten werden. In grossen Handelsunternehmen oder Unternehmen mit einer grossen Lagerfläche wird das Inventur-Team normalerweise in zwei Gruppen aufgeteilt. Die erste Gruppe zählt die Artikel und die zweite erfasst diese mit MDE-Geräten und kontrolliert das Zählresultat stichprobenartig.

Um die Geschwindigkeit der Zählung zu optimieren, sollten die Verkaufsregale, respektive die Lagerbereiche, aufgeräumt sein. Ebenfalls berücksichtigt werden müssen Ladenöffnungszeiten, Betriebszeiten sowie jegliche Artikel, welche während der Inventur verkauft werden.

Wie wird erfasst?

Am wirksamsten wird die Erfassung der einzelnen Artikel in modernen Logistik- und IT-Infrastrukturen mit mobilen Datenerfassungsgeräten, welche Scanner eingebaut haben, durchgeführt. Der eigentliche Inventur-Prozess hat ein relativ simples Vorgehen: Artikel werden gescannt, gezählte Mengen erfasst und die erfassten Daten an das ERP-System übermittelt.

Ist das Vorgehen des Inventur-Prozesses in der Praxis aber wirklich so simpel?

Nein, der Prozess hat noch weitere wichtige Inhaltspunkte. Der Erfassungsprozess sollte schnell, intuitiv und ergonomisch sein. Als Basis für eine erfolgreiche und konsistente Inventurerfassung müssen auch aktuelle Artikelstammdaten auf den MDE-Geräten vorhanden sein. Damit Artikel durch MDE-Geräte erfasst werden können, müssen zudem sämtliche Artikel mit einem Barcode versehen sein. Diese Barcodes werden im Detailhandel aber bereits oft schon vorgängig integriert, da der Verkauf durch Scanning-Kassen stattfindet.

Gibt es Barcodes mit Ausnahmen?

Ja, es sind Barcodes vorhanden, welche speziell behandelt werden müssen. Dazu gehören beispielweise Preis-Barcodes (21er/22er), Gewichts-Barcodes (28er/29er) oder Handels- und Transporteinheitencodes. Der Aufbau dieser Barcodes muss den GS1-Vorschriften entsprechen. Aus diesen Barcodes lassen sich Preise, Gewichte oder direkt Artikelnummern lesen. Neben den speziellen Barcodes ist es ebenfalls wichtig, dass unbekannte, nicht in den Stammdaten vorhanden Artikel, im Inventurprozess berücksichtigt werden.

Welche Informationen können sonst noch erfasst werden?

Durch eine Inventur werden oft zusätzlich wichtige Informationen erfasst. Im gleichen Erfassungsschritt können beispielweise Lagerbereiche, wie Gang-, Regal- und Fachnummer oder in Lebensmittel- und Pharma-Branchen die Chargennummer erfasst werden.

Was fehlt?

Nicht alle ERP-Systeme können mit den „rohen“ Erfassungsdaten umgehen. Teilweise müssen die Erfassungsdaten entsprechend aufbereitet werden. Dafür werden Spezialisten für mobile Datenerfassungen und ERP-Systeme benötigt. Die Nexgen bietet neben beider dieser Optionen (MDE und ERP) auch die Möglichkeit an, eine sprachgesteuerte mobile Datenerfassung im Logistik-Bereich einzubinden.

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