10 questions fréquentes lors de la mise en place d'un nouveau système de caisse

La mise en place d’un nouveau système de caisse va bien au-delà d’un simple remplacement du matériel. Les solutions de point de vente modernes constituent aujourd’hui le cœur d’une entreprise de commerce et ont une incidence sur les ventes, la gestion des stocks, le reporting, le traitement des paiements et l’expérience client. De nombreuses questions se posent donc en amont. Nous répondons ci-après aux dix questions les plus fréquentes que se posent les entreprises lors de l’évaluation et de la mise en place d’un nouveau système de caisse.

1. Quel système de caisse convient à mon entreprise ?

Commençons par la question la plus importante : tous les systèmes de caisse ne conviennent pas à toutes les entreprises.

Alors que les petits commerces ont souvent besoin d’une solution simple, les chaînes de magasins, les magasins spécialisés ou les épiceries ont des exigences nettement plus élevées en matière de données de base, de gestion des stocks, d’interfaces et d’analyses.

Les solutions modernes, telles que les systèmes de point de vente proposés par Nexgen, peuvent être adaptées de manière modulaire aux besoins de l’entreprise et fonctionner aussi bien comme caisse individuelle que comme solution pour les chaînes de magasins.

Conseil : définissez d'abord vos processus et vos exigences avant de comparer différents systèmes. Notez-les et informez les fournisseurs potentiels de vos besoins.

2. Quelle est la complexité du changement ?

De nombreuses entreprises redoutent de longues périodes d'indisponibilité ou des transitions complexes.

Dans la pratique, l'ampleur de la tâche dépend principalement des facteurs suivants :

• Nombre d'articles et de données de base
• Nombre de magasins
• Interfaces existantes
• Prestataires de paiement
• Formation du personnel

Avec un partenaire de projet expérimenté, l'installation, la migration des données, le déploiement et la mise en service peuvent être réalisés de manière planifiée. Nexgen propose à cet effet des services de conseil, de gestion de projet, d'installation et d'assistance, le tout auprès d'un seul et même prestataire.

3. Les données existantes relatives aux articles et aux clients peuvent-elles être reprises ?

Dans la plupart des cas, la réponse est oui.

Un système de caisse professionnel devrait permettre la migration de votre base de données existante.

Il est important de vérifier, dès la phase de planification, à partir de quels systèmes les données doivent être transférées.

4. La caisse fonctionne-t-elle également sans connexion Internet ?

C'est l'une des préoccupations les plus courantes dans le secteur du commerce.

C'est notamment le cas pour les paiements par carte et les solutions cloud : la question se pose de savoir si les ventes s'arrêtent en cas de panne d'Internet.

Les systèmes modernes tels que POSsible proposent un mode hors ligne et permettent de poursuivre les ventes même sans connexion Internet active. La synchronisation s'effectue ensuite automatiquement.

5. Le système de caisse peut-il être connecté à mon ERP ?

Pour de nombreuses entreprises, la caisse ne représente aujourd’hui qu’une partie d’un environnement informatique plus vaste.

Les intégrations devraient en principe être possibles.

Des interfaces ouvertes et des architectures modulaires permettent une intégration transparente dans les processus existants. Nexgen et POSsible misent tous deux sur des connexions flexibles avec des systèmes tiers et des logiciels d’entreprise.

6. En combien de temps les collaborateurs peuvent-ils maîtriser le nouveau système ?

La facilité d'utilisation est souvent déterminante pour la réussite d'une mise en place.

Un système de caisse moderne doit être intuitif, ne nécessiter qu’une formation rapide, proposer des interfaces personnalisables et, dans le même temps, réduire au minimum les sources d’erreur.

POSsible et ExtendaGO se distinguent par exemple par leur simplicité d’utilisation et le peu de formation nécessaire.

Plus le processus de vente est simple, plus les collaborateurs adoptent rapidement le nouveau système.

7. Quels moyens de paiement peuvent être intégrés ?

Aujourd’hui, les clients s’attendent à une flexibilité maximale.

Cela inclut les cartes de débit, les cartes de crédit, Twint ou les solutions de paiement mobile, ainsi que les bons d'achat et les cartes de fidélité.

Un système de caisse moderne doit pouvoir s’interfacer de manière flexible avec différents prestataires de paiement, appelés « acquéreurs », et prendre en charge les futurs moyens de paiement. Nexgen vous aide à choisir le prestataire de paiement adapté et le matériel nécessaire.

8. Le système peut-il évoluer au rythme de mon entreprise ?

De nombreuses entreprises n'investissent dans un nouveau système de caisse que tous les cinq à dix ans.

C'est pourquoi la solution doit être évolutive.

Questions importantes :

• Est-il possible d'ajouter des postes de caisse supplémentaires ?
• Est-il possible d’intégrer de nouvelles succursales ?
• Est-il possible de connecter des solutions de caisse en libre-service ?
• Les étiquettes de prix numériques (ESL) peuvent-elles être intégrées ?
• Existe-t-il des applications mobiles ?

Outre les systèmes de caisse, Nexgen propose également des solutions pour les étiquettes de prix numériques, la saisie mobile des données et les environnements de caisse en libre-service.

9. Quelle est la qualité de l'assistance après la mise en place ?

C’est souvent au cours de l’exploitation que l’on se rend compte de l’utilité réelle d’un système de caisse. C’est pourquoi il convient d’évaluer non seulement la technologie, mais aussi l’assistance :

• • Assistance téléphonique
  • Maintenance à distance
  • Service sur site

Nexgen propose des services d'assistance et de maintenance multilingues destinés aux entreprises commerciales, et offre des prestations de maintenance, d'installation et d'assistance technique.

10. À combien s’élèvent les coûts totaux ?

Le prix d'une caisse enregistreuse ne se limite pas au matériel. Les facteurs suivants doivent être pris en compte :

La solution la moins chère n'est pas toujours la plus rentable. Souvent, une plateforme évolutive et intégrée s'avère payante à long terme grâce à des processus plus efficaces, moins d'erreurs et une meilleure transparence.

Pour en savoir plus sur le thème des « sytème pour Food-Trucks» dans le blog consacré:

Résumé

La mise en place d’un nouveau système de caisse est une décision stratégique qui va bien au-delà du simple processus de paiement. Les entreprises ne doivent pas seulement tenir compte du prix d’achat, mais surtout de l’évolutivité, des interfaces, de la facilité d’utilisation et de la qualité du service.

En posant les bonnes questions dès le départ et en s’appuyant sur des partenaires expérimentés, on jette les bases de processus efficaces, d’une satisfaction des collaborateurs et d’une expérience d’achat moderne pour la clientèle.

Nexgen aide les entreprises du commerce à intégrer, à partir d'une source unique, des solutions complètes autour des systèmes de point de vente, de la saisie mobile des données, des étiquettes de prix numériques (ESL), des caisses en libre-service et des services informatiques.

Nous nous réjouissons de relever vos défis.

Tout pour le commerce, auprès d’un seul et même fournisseur