Vous souhaitez changer de système de caisse ?
Dans ce cas, ne commencez pas par vous demander quel est le meilleur système de caisse. Ce qui importe avant tout, c'est de déterminer quelles sont les exigences de votre entreprise, aujourd'hui et à l'avenir, vis-à-vis d'un système de caisse.
Un changement planifié de manière professionnelle va donc bien au-delà du simple choix d’une nouvelle caisse. Les processus, les interfaces, les opérations de paiement, la migration des données, l’infrastructure informatique, la sécurité, le matériel, la formation et l’assistance doivent être pris en compte dans leur ensemble.
En bref : le changement de système de caisse doit être planifié comme un projet commercial et informatique, et non comme un simple remplacement de matériel et de logiciels.
Dans ce guide, nous vous expliquons étape par étape les points auxquels vous devez prêter attention.
Quand une entreprise doit-elle changer de système de caisse ?
Un système de caisse doit être réévalué ou remplacé lorsqu'il ne répond plus suffisamment aux besoins actuels ou futurs de l'entreprise.
Voici quelques raisons typiques justifiant un changement :
- le système existant n'est plus mis à jour par le fabricant
- le matériel ou les logiciels sont obsolètes
- il manque des interfaces avec l'ERP, la gestion des stocks ou la boutique en ligne
- les nouveaux modes de paiement sont difficiles à intégrer
- Il n'est pas possible de gérer plusieurs succursales de manière centralisée
- Les processus nécessitent trop d'étapes manuelles
- Les analyses et les rapports sont insuffisants
- les coûts de maintenance ou de licence augmentent
- De nouvelles fonctionnalités, telles que les caisses en libre-service ou les caisses mobiles, doivent être mises en place
- L'entreprise souhaite miser davantage sur des solutions cloud ou omnicanales
Une expansion prochaine du réseau de magasins peut également être l'occasion idéale de réexaminer en profondeur l'environnement TPV existant.
1. À quelles exigences un nouveau système de caisse doit-il répondre ?
Avant de contacter différents fournisseurs, il convient de définir les exigences de manière aussi précise que possible.
La question centrale est la suivante :
De quoi notre système de caisse doit-il réellement être capable au quotidien ?
À cet égard, vous devriez notamment prendre en compte les points suivants :
Structure du réseau de magasins
Combien de sites exploitez-vous ?
Combien y a-t-il de caisses par site ?
La gestion administrative doit-elle être centralisée ?
Ventes
Quels processus de vente doivent être pris en charge ?
Par exemple :
- vente normale
- retours
- Annulations
- Paiements échelonnés
- Acomptes
- Bons d'achat
- Cartes de fidélité
- Réductions
- Promotions
- différentes grilles tarifaires
Articles
Comment gérer les articles et les prix ?
Faut-il prévoir des variantes, par exemple pour les tailles, les couleurs ou les différentes unités d'emballage ?
Clients
Avez-vous besoin d'un système de gestion des clients ?
Faut-il intégrer des cartes de fidélité, des tarifs personnalisés, des programmes de fidélité ou des systèmes de bons d'achat ?
Stock
Le système de caisse doit-il gérer les stocks ou ceux-ci sont-ils repris depuis un système ERP ?
Plus ces exigences sont définies de manière détaillée, plus il est facile de comparer objectivement les différents systèmes de caisse entre eux.
2. Quels systèmes doivent être connectés au système de caisse ?
Les systèmes de caisse modernes fonctionnent rarement de manière isolée.
Dans de nombreuses entreprises, le système de caisse est relié à plusieurs autres applications.
Voici quelques exemples typiques :
- ERP
- Gestion des stocks
- Comptabilité financière
- Gestion des stocks
- Boutique en ligne
- CRM
- Programmes de fidélisation
- Business Intelligence
- Systèmes de paiement
- Plateformes de bons d'achat
- Étiquettes de prix électroniques
C'est pourquoi l'analyse des interfaces fait partie des éléments les plus importants d'une évaluation de caisse.
Documentez ces éléments dès que possible :
Quelles données sont échangées entre quels systèmes ?
Par exemple :
ERP → Caisse
Articles, prix, promotions et clients
Caisse → ERP
Ventes, retours, paiements et mouvements de stock
Caisse → Comptabilité financière
Chiffre d'affaires et modes de paiement
Boutique en ligne ↔ ERP/TPV
Articles, prix, stocks et commandes
Cela permet déjà d’esquisser un modèle d’architecture simple de la future solution.
3. Pourquoi les API sont-elles importantes dans un système de caisse moderne ?
Une API permet à d'autres systèmes d'accéder de manière structurée aux fonctions et aux données du système de caisse.
Lors de l'évaluation, vous devriez donc vous poser les questions suivantes :
Le système de caisse dispose-t-il d'une API documentée et moderne ?
Une bonne architecture d'interface facilite l'intégration future d'autres systèmes.
Cela peut s'avérer pertinent, par exemple, pour :
- les boutiques en ligne
- les applications mobiles
- portails clients
- les programmes de fidélité
- Rapports
- entrepôts de données
- Étiquettes de prix électroniques
- Nouveaux modes de paiement
Un système de caisse dépourvu de possibilités d'intégration flexibles peut, à long terme, entraîner une forte dépendance vis-à-vis du fabricant.
4. À quoi faut-il faire attention en matière de paiements par carte et de terminaux EFT ?
L'intégration des terminaux de paiement doit être prise en compte dès la phase d'évaluation du système de caisse.
Un système de caisse moderne doit pouvoir transmettre directement le montant du paiement au terminal de paiement électronique.
Une fois le paiement effectué, le terminal doit automatiquement signaler la transaction à la caisse.
Cela évite ainsi la saisie manuelle des montants.
Cela réduit les erreurs et accélère le processus de paiement.
Vérifiez notamment :
- quels prestataires de paiement sont pris en charge
- quels terminaux peuvent être utilisés
- quelles cartes de crédit et de débit sont prises en charge
- quels modes de paiement mobiles sont pris en charge
- à combien s’élèvent les frais de transaction
- comment sont gérées les pannes de terminaux
- dans quels délais des appareils de remplacement sont disponibles
- si les terminaux peuvent être gérés de manière centralisée
- comment l'assistance technique est organisée
C’est notamment dans le cas d’un grand nombre de points de vente que de légères différences au niveau des frais et des processus opérationnels peuvent avoir des répercussions considérables.
5. Système de caisse dans le cloud ou installation locale : quelle est la meilleure solution ?
Il n’existe pas de réponse universelle à cette question. Nous avons abordé ce sujet dans un article de blog séparé.
Les systèmes de caisse basés sur le cloud offrent souvent des avantages en termes d'administration centralisée, de mises à jour et d'évolutivité.
Voici quelques-uns de leurs avantages typiques :
- une gestion centralisée
- mises à jour logicielles simplifiées
- accès à des données centralisées
- extension aisée à des sites supplémentaires
- réduction de l'infrastructure serveur locale
Une question cruciale est toutefois souvent oubliée :
Que se passe-t-il en cas de coupure de la connexion Internet ?
Un système adapté au commerce de détail traditionnel doit disposer d’un concept hors ligne bien défini.
Il faut notamment définir :
- Les ventes peuvent-elles se poursuivre ?
- Les paiements par carte fonctionnent-ils toujours ?
- Quelles données sont disponibles hors ligne ?
- Comment les transactions seront-elles synchronisées une fois la connexion rétablie ?
Une coupure d'Internet ne devrait, dans la mesure du possible, pas entraîner automatiquement une interruption des ventes.
6. Le matériel de caisse existant peut-il continuer à être utilisé ?
En partie, oui.
La possibilité de réutiliser le matériel existant dépend du système de caisse et des appareils pris en charge.
Vérifiez par exemple :
- Écrans tactiles
- Terminaux de caisse
- Lecteurs de codes-barres
- Imprimantes de tickets et d'étiquettes
- Tiroirs-caisses
- Écrans client
- Balances
- Terminaux de paiement électronique
- Scanners portables
- Appareils mobiles
Cependant, la compatibilité technique n’est pas le seul critère déterminant.
Il convient également de prendre en compte l’âge de l’appareil, la garantie, la disponibilité des pièces de rechange et sa durée de vie restante.
D'un point de vue économique, il peut s’avérer peu judicieux d’installer un nouveau logiciel de caisse sur du matériel qui arrive bientôt en fin de vie.
7. Quelles données doivent être migrées lors du changement de système de caisse ?
Toutes les données existantes ne doivent pas nécessairement être transférées.
En règle générale, vous devriez vérifier si les informations suivantes sont nécessaires :
- Fiches articles
- Prix
- Prix promotionnels
- Clients
- Bons d'achat
- Cartes de fidélité
- Points de fidélité
- Fournisseurs
- Stocks
- Commandes en cours
- Données historiques de vente
Un changement de système est également une bonne occasion de faire le ménage dans les données de base.
Les articles obsolètes, les clients en double ou les enregistrements qui ne sont plus nécessaires ne doivent pas nécessairement être transférés dans le nouveau système.
Avant la migration, il convient donc de définir clairement :
De quelles données avons-nous besoin dans le nouveau système – et lesquelles ne serviront que d'archives historiques ?
8. Quelle est l'importance de la sécurité informatique dans un système de caisse ?
Les systèmes de caisse font partie de l'infrastructure informatique de l'entreprise et communiquent souvent avec de nombreux systèmes internes et externes.
C'est pourquoi la sécurité informatique doit être prise en compte dès la phase d'évaluation.
Vérifiez notamment :
- les concepts relatifs aux utilisateurs et aux autorisations
- Authentification multifactorielle pour les accès administratifs
- Chiffrement
- Processus de correctifs et de mises à jour
- Sauvegarde
- Restauration
- Segmentation du réseau
- Journalisation
- Accès à la maintenance à distance
- Sécurité des interfaces
- Protection des comptes administratifs
La question de savoir qui a accès à quelles fonctions revêt une importance particulière.
Un vendeur, par exemple, a généralement besoin de droits différents de ceux d’un responsable de magasin ou d’un administrateur.
9. Comment éviter la dépendance vis-à-vis d'un fournisseur ?
La dépendance vis-à-vis d’un fournisseur signifie qu’une entreprise devient fortement dépendante, sur le plan technique ou économique, d’un seul fournisseur.
Bien qu'il ne soit pas toujours possible d'éviter totalement cette dépendance, celle-ci doit toutefois faire l'objet d'une évaluation réfléchie.
Demandez par exemple à votre futur fournisseur :
- À qui appartiennent nos données ?
- Pouvons-nous exporter l'ensemble des données ?
- Dans quel format les données peuvent-elles être exportées ?
- Existe-t-il une API documentée ?
- Des prestataires tiers peuvent-ils également développer des interfaces ?
- Quel matériel est obligatoire ?
- Est-il possible de changer de prestataire de paiement ?
- Comment se déroule un changement de système ultérieur ?
À long terme, ces questions peuvent s'avérer plus importantes que certaines fonctionnalités spécifiques du système de caisse.
10. Comment comparer les différents fournisseurs de systèmes de caisse ?
Un catalogue de critères structuré permet de comparer les fournisseurs de manière plus objective.
Il ne faut pas se limiter à l'évaluation des fonctionnalités.
Prenez par exemple en compte les aspects suivants :
Fonctionnalité
La solution répond-elle aux exigences du service commercial ?
Intégration
Dans quelle mesure le système s'intègre-t-il à votre environnement informatique existant ?
Technologie
La technologie utilisée est-elle évolutive ?
Exploitation
Comment fonctionnent les mises à jour, la surveillance et l'assistance ?
Sécurité
Quels sont les mécanismes de sécurité en place ?
Fournisseur
Quel est le niveau d'expérience du prestataire dans votre secteur d'activité ?
Coûts
Quels sont les coûts ponctuels et récurrents ?
Développement
À quoi ressemble la feuille de route du produit ?
Dépendance
Dans quelle mesure sera-t-il facile, par la suite, de changer de données, de matériel ou de prestataire de services ?
Vous éviterez ainsi de prendre une décision fondée uniquement sur une présentation de produit ou sur le prix d'achat.
11. Combien coûte un nouveau système de caisse ?
Le coût d’un système de caisse ne se limite pas au prix du matériel de caisse.
Dans le cadre d’une analyse de rentabilité sérieuse, il convient de prendre en compte le coût total de possession (TCO).
Ce coût comprend notamment :
- le matériel de caisse
- Logiciel de caisse
- Licences
- Abonnements cloud
- Terminaux EFT
- Frais de paiement
- Infrastructure serveur ou cloud
- Interfaces
- Coûts liés au projet
- Migration des données
- Installation
- Formation
- Assistance
- Maintenance
- Mises à jour
- Remplacement du matériel
C'est pourquoi il est préférable de comparer les coûts sur une période de plusieurs années.
Cela permet de comparer des solutions qui, par exemple, associent de faibles coûts d'investissement à des frais de fonctionnement plus élevés.
12. Comment mettre en place un nouveau système de caisse en toute sécurité ?
Un système de caisse doit faire l'objet de tests approfondis avant son déploiement.
Lorsqu'il y a plusieurs magasins, il est souvent recommandé de choisir un magasin pilote.
C'est là que les processus de vente réels peuvent être testés avant que le système ne soit déployé à l'échelle de l'entreprise.
Un déroulement type pourrait se présenter comme suit :
1. Définir les besoins
2. Évaluer les prestataires
3. Choisir une solution
4. Développer des interfaces
5. Préparer la migration des données
6. Mettre en place un système de test
7. Effectuer des tests fonctionnels
8. Mise en place d'une agence pilote
9. Former les collaborateurs
10. Évaluer les enseignements tirés de l'exploitation pilote
11. Procéder aux ajustements nécessaires
12. Déploiement sur d'autres sites
Cette approche réduit considérablement le risque.
Quels tests faut-il effectuer avant la mise en service ?
Ne vous contentez pas de tester les fonctionnalités techniques, mais simulez également des situations de vente réelles.
Cela comprend par exemple :
- Vente
- Paiement en espèces
- Paiement par carte
- Paiement mobile
- Retours
- Annulation
- Réduction
- Bon d'achat
- Carte de fidélité
- Paiement échelonné
- Clôture de caisse
- Clôture journalière
- Mouvements de stock
- Modifications de prix
- Promotions
- Interfaces
- Panne de connexion Internet
- Panne d'un terminal EFT
- Panne d'un terminal de caisse
Idéalement, ces tests sont réalisés conjointement par le service informatique, l'équipe de projet et les utilisateurs finaux.
Quelles sont les erreurs les plus courantes lors du changement de système de caisse ?
De nombreux problèmes liés à la mise en place d’un système de caisse ne sont pas dus au logiciel lui-même, mais à une préparation insuffisante.
Parmi les erreurs les plus courantes, on peut citer :
Les exigences ne sont pas suffisamment documentées.
De ce fait, des fonctionnalités importantes ne sont découvertes qu’au cours du projet.
Les interfaces sont prises en compte trop tard.
Cela entraîne souvent des coûts supplémentaires et des retards.
La qualité des données est sous-estimée.
Les données de base erronées sont transférées telles quelles dans le nouveau système, sans être vérifiées.
Les collaborateurs sont impliqués trop tardivement.
Cela entraîne des problèmes d'acceptation.
Trop peu testé.
Les cas particuliers ne sont détectés qu’une fois le système en production.
La date de mise en service est trop ambitieuse.
Une mise en service juste avant la période de ventes la plus intense augmente inutilement le risque commercial.
Combien de temps dure la mise en place d’un nouveau système de caisse ?
La durée dépend fortement du nombre de magasins, des interfaces nécessaires et de la complexité des processus métier.
La migration d’un site unique comportant peu d’interfaces s’avère nettement plus simple que celle d’un réseau de magasins intégrant un ERP, une boutique en ligne, un système de gestion des stocks, un programme de fidélité, une plateforme de paiement et une gestion centralisée des articles.
Ce n’est donc pas seulement le nombre de caisses qui est déterminant.
C’est la complexité de l’intégration qui détermine en grande partie l’ampleur des efforts requis pour le projet.
La Les réponses aux questions les plus fréquentes concernant le changement de caisse sont disponibles sur le site web.
.png)
